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Workshop: el antídoto contra la “reunionitis”

El porqué del workshop

No descubriré aquí y ahora una de las (grandes) enfermedades que las organizaciones de todo tamaño y condición padecen: la reunionitis. Es una enfermedad infecciosa y de alta trasmisividad entre los empleados de esas organizaciones.

Según Peter Drucker “muchas reuniones son un rasgo característico de compañías ineficientes”.

Además, recientemente hemos descubierto que la transmisión de la enfermedad no depende de si el trabajo es presencial o remoto. Todo sigue igual. Si acaso, podemos variar un poco su nombre: telereunionitis.

Sobre ello, ya hablé en Ahora no puedo. Estoy a Tope. Decía que estar ocupado no significa ser importante. También que hay personas que viven de gestionar el problema, no de resolverlo.

A nivel individual, la reunionitis es una enfermedad que genera, sobre todo, frustración. Y la frustración no es buena; mucho menos de forma continua y creciente. Si se hiciera un estudio al respecto, estoy seguro de que uno de los resultados sería que el nivel de frustración es directamente proporcional al número de reuniones no productivas que mantenemos.

Pero, ¿qué suele pasar en una reunión típica?

  1. Alguien empieza explicando algún problema.
  2. A continuación, se abre un debate en el que la voz va pasando de forma más o menos aleatoria entre los participantes. No siempre todos.
  3. Los participantes divagan y se salen por la tangente cuando lo creen necesario.
  4. Por lo general, no se toma ninguna decisión concreta.
  5. Finaliza la reunión y todos sienten que nada productivo ha sucedido.

La solución consiste en sustituir las reuniones por workshops. ¿En qué se diferencia un workshop de una reunión?

  1. Se fija una agenda (guión) clara.
  2. Todo el mundo es escuchado.
  3. Se utilizan ejercicios efectivos para que tod@s generen ideas y soluciones.
  4. Finalizado el workshop, tod@s salen con un claro entendimiento de cómo seguir avanzando.
  5. El workshop finaliza a la hora que estaba previsto.

Las fases de un workshop

Y, ¿cómo se diseña un workshop? Después de decenas de workshops utilizando como base metodologías de innovación tales como Design Thinking, Design Spring o Creative Problem Solving, entre otras, podríamos esquematizar el diseño de cualquier workshop, independienmente del tema a tratar, su longuitud o el resultado deseado, en 4 grandes pasos o fases principales:

1. Recoger

Todo workshop tiene que empezar con una fase de Recoger información. El equipo empieza a trabajar recopilando juntos datos, inspiración o cualquier tipo de información que pueda iniciar una conversación abierta entre los participantes. La información recopilada tiene que ser facilitada de tal forma que pueda se vista por cada persona. En esta fase el contexto y alcance del problema / proyecto queda delimitado.

2. Escoger

Una vez se ha recogido suficiente información, es el momento de Escoger el foco en el que seguir trabajando. Ello implica ignorar el resto. Es importante que la totalidad del equipo sepa realmente en qué seguirán trabajando y, por lo tanto, NO crearán soluciones para otros retos no seleccionados, por ahora o, directamente, no relevantes. La fase Escoger da una dirección clara y actúa como cimiento para los siguientes pasos.

3. Crear

Una vez el quipo ha recogido y compartido la información relevante y todos están en el mismo punto de partida, es el momento para Crear soluciones. No tienen que ser soluciones en su versión final ni tan si quiera pensadas con excesivo rigor – en este punto lo importante es crear muchas soluciones potenciales.

4. Comprometerse

Un workshop es inútil sin resultados accionables, a menos que el objetivo fuera únicamente inspirar al equipo. En la fase de Comprometerse, los participantes seleccionarán un número pequeño de soluciones que serán ejecutadas y otras que serán descartadas o pospuestas. También definirán los siguientes pasos.

Además, si quieres que tu workshop ruede a la perfección, te recomiendo que pongas un facilitador profesional.

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Cultura de Innovación

Los drivers de una Cultura de Innovación

Empiezo por el final. ¿Cuáles son los “drivers” que permiten implantar una cultura de innovación?

La respuesta a esta pregunta y a otras muchas las encontrarás en el libro The Invincible Company que en pleno confinamiento tuvieron la osadía de lanzar Alex Osterwalder y su equipo.

Así fue, solo unos meses después del lanzamiento del Testing Business Ideas (Noviembre 2019) y algunos años después de los ya “históricos” Value Proposition Design (Enero 2015) y Business Model Generation (Julio 2010), han vuelto a hacerlo.

Un nuevo libro que, como los anteriores, una vez lo empiezas a leer-ver ya no puedes dejarlo. Su capacidad de expresión escrita y visual de los conceptos, herramientas, guías, encuestas, ejemplos, etc. es simplemente espectacular.

Vamos al libro. A su contenido.

El subtítulo resume perfectamente su contenido: “You’re holding a guide to the world’s best business models. Use it to inspire your own portfolio of new ideas and reinventions. Design a culture of innovation and transformation to become… The Invincible Company”.

Me focalizaré en la última parte de este subtítulo: “Diseñar una cultura de innovación y transformación para convertirte en… La Empresa Invencible”.

Cultura de Innovación vs. Explotación de negocios

Es precisamente el último capítulo del libro que está dedicado por completo a este tema: CÓMO DISEÑAR una cultura que impulse la exploración de nuevos negocios (“invención”) dentro de una empresa/organización que también tiene que explotar los negocios existentes que, a su vez, requieren de ciertos ajustes (“reinvención”).

¿Cómo se pueden crear, gestionar y armonizar dos culturas totalmente antagonistas bajo un mismo techo?

Mientras que la cultura de innovación cultiva la creación, el descubrimiento, la validación y la aceleración de nuevas ideas que son totalmente “extrañas” para la organización, la cultura de la explotación aprecia la gestión precisa, la mejora continua y el crecimiento de los negocios existentes.

Según Dave Gray: “If you want to understand a culture, you need to map it”.

The Invincible Company propone utilizar el “Culture Map” de Dave Gray, una herramienta muy simple y útil ya sea para describir la cultura corporativa actual como para diseñar una nueva cultura deseada. Lo hace en 3 niveles:

  1. ¿Cuáles son los RESULTADOS (outcomes) deseados?
  2. ¿Qué COMPORTAMIENTOS (behaviors) nos permiten alcanzar los resultados deseados?
  3. ¿Qué nos impulsa (enablers) o nos frena/impide (blockers) para conseguir nuestros objetivos? (políticas, procesos, recompensas, rituales, etc.)

Por ejemplo, (2) el comportamiento “no exploramos nuevas ideas” tiene como (1) resultado “la falta de resultados de innovación” y (3) el motivo bloqueante es “la falta de tiempo dedicado en la innovación”.

Y a partir de aquí podríamos diseñar la cultura deseada introduciendo como (3) facilitador “Crear canales oficiales para explorar nuevas ideas” que a su vez nos generará (2) el comportamiento “tomarnos tiempo para aprobar nuevas ideas” y ello (1) resultará en “la producción de ideas validadas”.

A partir de este mismo marco de referencia, el libro realiza un minucioso análisis de las áreas donde deben centrarse los esfuerzos para diseñar una cultura de innovación. Son tres:

  • El soporte de los líderes (Leadership Support)
  • El diseño organizacional (Organizational Design)
  • La práctica de la innovación (Innovation Practice)

Un análisis que detalla, para cada una de estas 3 áreas, hasta 12 comportamientos deseados con una relación directa en la consecución de 7 resultados específicos y positivos para la innovación. El mismo análisis también identifica hasta 12 blockers que se deberían eliminar y/o sustituir con 9 enablers que serían los elementos críticos para implantar una cultura de innovación, que dan respuesta a la pregunta inicial de este artículo.

Algunos de estos elementos críticos (drivers) serían la asignación de recursos en innovación, la gestión del portafolio de innovación (ideas), la legitimidad y poder dentro de la organización, las recompensas e incentivos o las herramientas de innovación, entre otros.

Si todo esto no fuera suficiente, el capítulo (y el libro) concluye con un test de (auto)evaluación de la cultura de innovación: Innovation Culture Readiness. Y así, como dice Steve Blanck, podrás saber si estás actuando en el teatro de la innovación o practicando innovación real.

Porque como dijo Peter Drucker: “Culture eats strategy for breakfast”.

Y tú, ¿qué desayunas?

Cultura de Innovacion 2

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Y tú, ¿a quién das la voz en tu organización? #PeopleAnalytics

(Esta entrada fue publicada originariamente en LinkedIn y el Blog de MondayHappyMonday donde podrás encontrar más artículos como éste)

«Los personajes y hechos retratados en este post son completamente ficticios. Cualquier parecido con personas verdaderas, vivas o muertas, o con hechos reales es pura coincidencia«.

Era el año 2000. Un día más, el aprendiz a Director de Marketing entró en el aula puntualmente. Llegó con esa sensación ya conocida: mezcla entre expectación y cansancio. Expectación de quién empieza una nueva asignatura del máster. Y cansancio porque ese mismo máster ya hacía meses que le arrancaba, cada día, 3 horas de su vida después de una larga e intensa jornada laboral en esa startup del sector telco que iba a romper con el monopolio. ¿Conducta del Consumidor? De qué irá hoy el show, se preguntaba.

El profesor ya estaba dispuesto. En la pizarra negra unas letras, en mayúsculas y bien grandes, ya escritas con tiza: “MALOXSJ”.

Cinco minutos de espera de cortesía, el profesor aclaró su garganta y al más puro estilo Robin Williams en el Club de los Poetas Muertos inició la función con un grito alto y claro:

¡¡MUERTE A LA OPINÁTICA POR SIEMPRE JAMÁS!!. Sois profesionales del Marketing. A partir de hoy mismo, no quiero volver a escucharos decir “creo”, “supongo”, “pienso”, “me parece”, … O lo sabéis o calláis, pero nunca más ninguna opinión sin datos que la avalen. Sois profesionales, ¿verdad?.

Pregunta retórica. Ninguna respuesta.

Así fue como nuestro aprendiz a Marketing empezó su carrera profesional. Los Comités de Dirección se centraban en las típicas y tópicas disputas entre l@s Director@s de Ventas y Finanzas, ese relación amor-odio que el/la directora/a General intentaba alentar, aliviar o simplemente ignorar.

Era esa época en la que escogid@s Director@s de Marketing tenían una silla fija en los Comités de Dirección. Al resto, solo se les permitía acceder a la sala noble cuando tenían que defender esa campaña publicitaria. La que representaba más del 80% del presupuesto anual. Campaña que debía permitir dar el empujón inicial a las ventas de la nueva temporada que acababa de empezar. Y después, como no, volver para dar alguna explicación si los resultados no eran los esperados.

Las cosas fueron cambiando y las Direcciones Generales empezaron a entender que el Marketing era algo más que pura táctica. Ayudó el hecho que a alguien había que asignarle aquello de Internet… una partida presupuestaria que no era un simple gasto más. Suponía una (gran) inversión y las decisiones tenían mucha trascendencia… estratégica.

Y con ello, o en gran medida por ello, también una época en la que los datos “empezaron” a aparecer. Y a hablar… más de la cuenta. Datos que revelaban “verdades incómodas”. Datos que reflejaban justamente lo contrario de lo que aquel experimentado Directivo opinaba con vehemencia sobre los clientes. Sí, con vehemencia, pero con ningún dato que lo acreditará.

Ya no era ningún aprendiz cuando nuestro Director de Marketing se hizo un hueco en el Comité de Dirección. Ganó credibilidad y valor. Empezó a demostrar el valor del dato. No como instrumento fiscalizador. No sólo desde la óptica del control (“tengo el dato, controlo la situación”), sino el dato como generador de más valor. Valor para la organización (más ingresos y/o menos costes) y también para el cliente (más personalización, mejor experiencia de usuario).

Y ocurrió lo más importante. Consiguió que las preguntas del negocio se empezaran a reformular poniendo al cliente en el centro de las mismas. Las respuestas a través de los análisis y los KPIs con visión 100% cliente tomaron la escena: market share vs. share-of-wallet;ventas brutas vs. Customer Lifetime Value;Net Promoter Score, churn o tasa de bajas de clientes, … y muchos más. “Todos estos indicadores hicieron que la VOZ DEL CLIENTE entrara definitivamente en el Comité del Dirección. Y ahí se ha quedado”, me ha dicho hace unos días el romántico Director de Marketing.

Me explican que l@s Director@s de Person@s han pasado por etapas similares. Bajos presupuestos y escasas y poco relevantes apariciones en los Comités de Dirección: algún conflicto laboral o para poner en marcha planes de despido masivo.

Quiero pensar (ahora soy yo el romántico que opina) que se abre una gran oportunidad para tod@s ell@s. Observo que la película se está repitiendo. La palanca de los datos ha aparecido en el escenario de la gestión de las personas. Los datos y su análisis respecto los comportamientos de l@s emplead@s se está afianzando bajo el paraguas de People Analytics: ¿cómo tomar un enfoque dirigido por los datos en los procesos y políticas de selección, participación/compromiso, la seguridad laboral, el bienestar, la formación y el desempeño de l@s emplead@s?

Sí, deseo que la adopción y desarrollo de People Analytics sirva para catapultar definitivamente a l@s Director@s de Personas al Comité de Dirección. Y que las preguntas de los retos a resolver se centren, con el respaldo de los datos, en los empleados: en alcanzar el máximo nivel de autorrealización del emplead@, alineando su propósito individual y el de la organización. En definitiva, tener más emplead@s LOVERs.

Si eso ocurre, seguro que algún romántico aprendiz de la Dirección de Personas me diría que la VOZ DEL EMPLEAD@ ha entrado definitivamente en la agenda de todos y cada uno de los Comités de Dirección… si puede ser, al principio y sin tiempo limitado. Y el vehemente Director de hace 20 años atrás sin datos, se quedaría ahí, definitivamente atrás.

Acabo y pronostico. La agenda 2030 de los 17 #ODS así lo marca. Después de los CLIENTES y los EMPLEAD@S, la próxima voz que se incorporará en los Comités de Dirección es la VOZ DEL CIUDADAN@… y los datos volverán a ser el mejor aliado para identificar y defender retos a resolver. Porque el impacto de las organizaciones en la sociedad no es neutro. Y tenemos que medirlo. Hay que hacerlo ya. ¿Quién le dará la voz en tu organización?

”Without data, you’re just another person with an opinion.- W. EDWARDS DEMING

Cropped shot of elementary school children raising their hands to ask questions in the class
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