El porqué del workshop
No descubriré aquí y ahora una de las (grandes) enfermedades que las organizaciones de todo tamaño y condición padecen: la reunionitis. Es una enfermedad infecciosa y de alta trasmisividad entre los empleados de esas organizaciones.
Según Peter Drucker “muchas reuniones son un rasgo característico de compañías ineficientes”.
Además, recientemente hemos descubierto que la transmisión de la enfermedad no depende de si el trabajo es presencial o remoto. Todo sigue igual. Si acaso, podemos variar un poco su nombre: telereunionitis.
Sobre ello, ya hablé en Ahora no puedo. Estoy a Tope. Decía que estar ocupado no significa ser importante. También que hay personas que viven de gestionar el problema, no de resolverlo.
A nivel individual, la reunionitis es una enfermedad que genera, sobre todo, frustración. Y la frustración no es buena; mucho menos de forma continua y creciente. Si se hiciera un estudio al respecto, estoy seguro de que uno de los resultados sería que el nivel de frustración es directamente proporcional al número de reuniones no productivas que mantenemos.
Pero, ¿qué suele pasar en una reunión típica?
- Alguien empieza explicando algún problema.
- A continuación, se abre un debate en el que la voz va pasando de forma más o menos aleatoria entre los participantes. No siempre todos.
- Los participantes divagan y se salen por la tangente cuando lo creen necesario.
- Por lo general, no se toma ninguna decisión concreta.
- Finaliza la reunión y todos sienten que nada productivo ha sucedido.
La solución consiste en sustituir las reuniones por workshops. ¿En qué se diferencia un workshop de una reunión?
- Se fija una agenda (guión) clara.
- Todo el mundo es escuchado.
- Se utilizan ejercicios efectivos para que tod@s generen ideas y soluciones.
- Finalizado el workshop, tod@s salen con un claro entendimiento de cómo seguir avanzando.
- El workshop finaliza a la hora que estaba previsto.
Las fases de un workshop
Y, ¿cómo se diseña un workshop? Después de decenas de workshops utilizando como base metodologías de innovación tales como Design Thinking, Design Spring o Creative Problem Solving, entre otras, podríamos esquematizar el diseño de cualquier workshop, independienmente del tema a tratar, su longuitud o el resultado deseado, en 4 grandes pasos o fases principales:
1. Recoger
Todo workshop tiene que empezar con una fase de Recoger información. El equipo empieza a trabajar recopilando juntos datos, inspiración o cualquier tipo de información que pueda iniciar una conversación abierta entre los participantes. La información recopilada tiene que ser facilitada de tal forma que pueda se vista por cada persona. En esta fase el contexto y alcance del problema / proyecto queda delimitado.
2. Escoger
Una vez se ha recogido suficiente información, es el momento de Escoger el foco en el que seguir trabajando. Ello implica ignorar el resto. Es importante que la totalidad del equipo sepa realmente en qué seguirán trabajando y, por lo tanto, NO crearán soluciones para otros retos no seleccionados, por ahora o, directamente, no relevantes. La fase Escoger da una dirección clara y actúa como cimiento para los siguientes pasos.
3. Crear
Una vez el quipo ha recogido y compartido la información relevante y todos están en el mismo punto de partida, es el momento para Crear soluciones. No tienen que ser soluciones en su versión final ni tan si quiera pensadas con excesivo rigor – en este punto lo importante es crear muchas soluciones potenciales.
4. Comprometerse
Un workshop es inútil sin resultados accionables, a menos que el objetivo fuera únicamente inspirar al equipo. En la fase de Comprometerse, los participantes seleccionarán un número pequeño de soluciones que serán ejecutadas y otras que serán descartadas o pospuestas. También definirán los siguientes pasos.
Además, si quieres que tu workshop ruede a la perfección, te recomiendo que pongas un facilitador profesional.
